Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:
- zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu,
- prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,
- prowadzenie ewidencji urlopów, czasu pracy, obecności w pracy i wyjazdów służbowych,
- obsługa organizacyjno-techniczna Urzędu,
- prowadzenie rejestru skarg i wniosków obywateli,
- prowadzenie książki kontroli zewnętrznej Urzędu,
- prowadzenie książki obiektu dla budynku Urzędu,
- obsługa gospodarcza i socjalna Urzędu,
- udział w przygotowaniu i przeprowadzeniu wyborów powszechnych,
- organizacja wydarzeń promujących gminę Ustrzyki Dolne,
- prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji dotyczących imprez masowych i zgromadzeń,
- prowadzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
- sporządzanie protokołów z sesji Rady zgodnie z zasadami określonymi przez Statut i Regulamin Rady,
- prowadzenie rejestru zawierającego informację o treści uchwał i wniosków Rady oraz zakresie i stopniu ich realizacji,
- udział w pracach nad przygotowaniem projektów uchwał,
- przygotowywanie materiałów potrzebnych do pracy na posiedzeniach komisji
i na sesjach Rady, - terminowe informowanie radnych, członków komisji i zaproszonych gości
o posiedzeniach, - informowanie o terminach i porządku dziennym sesji oraz o ważniejszych postanowieniach i pracach samorządu poprzez wywieszanie odpowiednich informacji na tablicy ogłoszeń Rady,
- prowadzenie dokumentacji pracy poszczególnych komisji Rady oraz uczestniczenie w ich pracach w miarę potrzeb,
- prowadzenie ewidencji udziału radnych w sesjach, na posiedzeniach komisji oraz przygotowywanie materiałów - wykazów obecności dla potrzeb księgowości,
- prowadzenie graficznego wykazu frekwencji radnych na posiedzeniach sesji, uwidocznionego w biurze Rady,
- przyjmowanie i rejestrowanie wniosków mieszkańców Gminy kierowanych do Rady celem ich rozpatrzenia i załatwienia,
- obsługa posiedzeń oraz działalności innych rad powołanych w drodze uchwały Rady,
- współpraca z organizacjami pozarządowymi z terenu Gminy,
- prowadzenie dokumentacji dotyczącej dotacji dla organizacji pozarządowych,
- opracowywanie Programu Współpracy Gminy Ustrzyki Dolne z organizacjami pozarządowymi,
- współpraca z podmiotami ekonomii społecznej na terenie Gminy,
- obsługa posiedzeń Gminnej Rady Działalności Pożytku Publicznego,
- sprawdzanie komputerów programem antywirusowym,
- zgłaszanie do naprawy sprzętu lub programów komputerowych,
- zamieszczanie na stronach Urzędu i usuwanie z nich informacji dotyczących ważnych wydarzeń w Gminie,
- zamieszczanie informacji i ogłoszeń na BIP,
- wykonywanie zleconej dokumentacji zdjęciowej i zamieszczanie jej na stronach Urzędu,
- administrowanie siecią komputerową i istniejącymi zasobami programowymi Urzędu, a w szczególności:
- a) usuwanie usterek,
- b) szkolenie osób obsługujących komputery w Urzędzie,
- nadzór nad programami komputerowymi użytkowanymi w Urzędzie,
- zapewnienie ciągłości działania sieci informatycznej Urzędu,
- tworzenie i administrowanie serwisem internetowym Urzędu (strona www),
- aktualizacja wykorzystywanego oprogramowania i baz danych,
- nadzór i konserwacja monitoringu miejskiego oraz monitoringu wewnętrznego Urzędu,
- archiwizowanie i przechowywanie sporządzanych dokumentów,
- dbałość o zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach ze zwierzchnikami, podwładnymi i współpracownikami oraz w kontaktach z obywatelami przez podległych pracowników,
- wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów szczególnych oraz zleconych przez Burmistrza.
Stanowisko ds. archiwum w Wydziale Organizacyjnym. Do jego zadań należy w szczególności:
- gromadzenie materiałów archiwalnych kat. A i dokumentacji niearchiwalnej kat. B,
- współpraca z komórkami Urzędu i jednostkami organizacyjnymi Gminy w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i odpowiedniego ich przygotowania do przekazania do archiwum zakładowego,
- przyjmowanie w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych,
- przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji,
- prowadzenie pełnej ewidencji przechowywanych i wypożyczanych dokumentów,
- pomoc w archiwizacji dokumentacji z przeprowadzonych wyborów powszechnych,
- wykonywanie sprawozdawczości związanej z funkcjonowaniem archiwum,
- udostępnianie akt archiwalnych osobom upoważnionym,
- przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w Rzeszowie,
- inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej po uprzednim uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego w Rzeszowie,
- porządkowanie dokumentacji, która znajduje się już w archiwum,
- utrzymywanie porządku i czytelnego oznakowania przechowywanej dokumentacji w archiwum,
- utrzymywanie stałych kontaktów z Archiwum Państwowym w Rzeszowie,
- przestrzeganie zakazu przechowywania w archiwum innych przedmiotów poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie,
- przestrzeganie zakazu wstępu do archiwum innych osób poza archiwistą zakładowym, przełożonymi, osobami prowadzącymi kontrolę oraz pracownikami zdającymi i korzystającymi z akt archiwalnych,
- udział w szkoleniach,
- dbałość o zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach ze zwierzchnikami i współpracownikami oraz w kontaktach z obywatelami,
- wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów szczególnych oraz zleconych przez Burmistrza.
Punkt ds. Obsługi Interesantów tworzy się w ramach Wydziału Organizacyjnego. Do jego zadań należy w szczególności:
- udzielanie informacji oraz kierowanie interesantów do właściwych Wydziałów,
- udzielanie odpowiedzi na wnioski o udzielenie informacji publicznej,
- nadzór nad procesem przeglądania przez interesantów dokumentów urzędowych, których możliwość udostępniania wynika z odrębnych ustaw,
- udzielanie pomocy osobom niepełnosprawnym przy załatwianiu spraw urzędowych,
- informowanie interesantów o trybie załatwiania spraw w Urzędzie,
- dbanie o prawidłowy pierwszy kontakt interesanta z Urzędem,
- prowadzenie tablicy ogłoszeń w budynku Urzędu,
- ewidencja wyjść służbowych pracowników Urzędu,
- organizowanie i obsługa uroczystości, rocznic i innych imprez okolicznościowych w Urzędzie,
- przygotowywanie listów, wystąpień i pism na zlecenie Burmistrza,
- przygotowywanie oraz publikowanie na stronie internetowej Urzędu notatek prasowych oraz zdjęć z wydarzeń Gminy,
- dbałość o zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach ze zwierzchnikami i współpracownikami oraz w kontaktach z obywatelami,
- wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów szczególnych oraz zleconych przez Burmistrza.
Kontakt:
nr pokoju: A1.6, A1.7, A1.8, A1.9, A1.11, B1.1
nr tel. 13-460-80-09; 13-460-80-10; 13-460-80-21; 13-465-60-47; 13-465-60-43
e-mail: woo@ustrzyki-dolne.pl
